Reuniões Produtivas

Olá, eu sou o Mauro Duarte da DH10 Desenvolvimento Humano.

Você já teve problemas ao participar de reuniões longas e sem foco e fica frustrado por perder tempo e não conseguir conduzir os assuntos de forma apropriada e produtiva?

Então, resolvi escrever este artigo para te apoiar na condução de reuniões eficazes.

Dica 1 – Escolha dos participantes

Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que os líderes dos departamentos participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. 

Dica 2 – Comunique o Objetivo

Comunique previamente, qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os participantes. A equipe precisa chegar à sala de reunião sabendo qual o assunto que será abordado. O ideal é que todos se preparem com sugestões, relatórios e informações que apoiarão as tomadas de decisões e ações que serão implementadas naquele momento, assim será possível realizar reuniões com agilidade e foco.

Dica 3 – Reserva do local

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar espaço com recursos audiovisuais e de informática e com acesso rápido a internet e a rede da empresa.

Dica 4 – Tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

Dica 5 – Preparação

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então, agora é hora de agir de forma pró – ativa entender o que estará em pauta e buscar soluções, sugestões para a questão. Reúna fatos e dados para servir de apoio as suas argumentação.

Dica 6 – Comunicação positiva

Evite sermões e ironias, pois isso prejudica a produtividade da reunião e a sintonia entre os participantes. Mesmo que o estresse esteja elevado, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser transmitido de forma equilibrada, ou seja não é o local, nem o momento apropriado para discussões desnecessárias. Foque na solução!

Dica 7 – Conclusões

Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos ficaram em aberto? Para que aquela sensação de dúvida não predomine, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas, com prazos e responsáveis bem definidos.

Dica 8 – Hora de fazer a ata, pois documentar é preciso

Após a reunião, documente o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas evitando problemas de comunicação.

É isso aí eu espero que com estas dicas fique muito mais fácil você conduzir as suas reuniões e obter resultados mais rápidos e de forma mais eficaz.

Então agora, responda com seus comentários e dúvidas, ou dizendo o que achou deste artigo.

Forte Abraço,

Mauro Duarte

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